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本文由陳超明、許瑞娟共同撰寫

全球化時代來臨,國際間的交流日益頻繁,不管是政府機關、大專院校或跨國公司,皆積極舉辦國際會議、工作坊或跨國業務會議。筆者從本期開始將以專欄的方式,為大家介紹與國際會議有關的實務英語學習內容。今天為大家介紹的是英文書信的基本架構,透過實際範例說明幾個實用的句型與單字。學會這些句型,就能順利踏出國際溝通的第一步!

秀玟任職於文明顧問公司,最近公司承接文化部一個文化創意產業案子,必須在今年年底前舉辦一場「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會,預計邀請三位國外學者來台灣,與國內的產官學界進行交流與對談。秀玟為國立大學外文系畢業,是本案的PM,必須獨力與國外學者聯繫與洽聘。秀玟接下如此重要工作,感到非常開心,覺得自己的能力可以好好發揮,然而,到底要如何寫出一封正確且不失禮的英文邀請函呢?

實用句型介紹
一、 On behalf of + Noun(機關名稱), S+ V
On behalf of 加上機關名稱,中文意思為「謹代表OOO(公司或機關)」。
【例句】
On behalf of Asus, Taiwan, it is my pleasure to welcome you to our office.
(本人謹代表華碩台灣總部,誠摯歡迎你們的到訪。)

二、 S + V…, V-ing
在英文主要子句「主詞+ 動詞」結構的後面加上Ving,通常表示前面主要結構的含義,會影響後面的事件或是延續前面主要結構的動作及行為。在英文書信撰寫上經常可以看到這樣的句型。
【例句】
We are organizing an international symposium, inviting distinguished scholars and specialists to share their visions and inspiring concepts with our suppliers and customers.
(我們正在規畫一場國際研討會,邀請知名學者及專家來分享他們的遠見,並給予供應商及顧客一些觀念上的啟發。)

打動收信人的小技巧

邀請函是單位或公司與國外學者專家或廠商聯繫的第一步,同時影響受邀者對台灣的第一印象。一封格式正確、語言使用恰當的邀請函不僅可展現主辦單位的專業度與國際化,亦有助於提升國外講者的來台動機。

一、寫下SMART 的信件主旨
現今社會,大家都非常頻繁地使用電子郵件聯繫,很多知名的學者或專家一整天可能會收到50 封以上的郵件。因此,信件主旨相當重要,主旨標題若取得不恰當,講者很容易忽略此信,甚至直接丟到垃圾桶。寫主旨時應盡量符合SMART 原則:具體的(specific)、有意義的(meaningful)、適當的(appropriate)、切題的(relevant)、體貼的(thoughtful)。國際會議邀請函的標題建議可採用“Speech Invitation from Taiwan”或“Invitation to International Symposium”。

二、寄給邀請人被退信怎麼辦?
很多單位或公司都會把專家學者個人簡歷與聯絡方式標註在網頁上,但有時會被退信。如果找不到其他聯絡方式,建議可以將邀請函寄給該人士任職單位或公司。

三、 寄件者該用誰的名義?
一封代表單位的邀請函,寄件者應該使用長官或主管名義,還是承辦人呢?專案承辦人員應該很清楚,若使用單位長官或主管名義發信,通常必須需要經過內部簽呈作業,在程序上較為複雜。然而,在洽聘國外講者的過程有很多變數。因此,在最初邀請函中,建議使用承辦人名義進行聯繫,等到國外講座確定接受邀請後,再以主管或長官名義寄發正式邀請函。
【範例】
Yours faithfully,
Wendy Lin
For JOANNA HSU,Director-general

此外,亦可以將承辦人的名字寫在上方,主管姓名寫在下方,並在主管或長官姓名前面加上for或pp.(per procuration 的縮寫),代表「委任、授權」之意,這也是一個好方法。

陳超明
台灣全球化教育推廣協會理事長
實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授

 

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