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幫忙同事接電話、留下訊息是工作中常有的事。雖然「訊息、留言、口信」的英文message對大家而言並不陌生,但要在真實情況中記下對方傳達的message,是否令你手忙腳亂、不知所措呢?不妨透過以下情境,來學如何寫辦公室message吧!

 

當你打電話到ABC公司要找Mr. Smith,而他的秘書告訴你Mr. Smith正好不在的時候,你會問這位秘書:

May I leave a message with Mr. Smith?

這是最標準的「留口信、留話」給某人的說法,用的是「leave a message with somebody」,這裡的leave是「留下…」的意思。

但是情境不同,用語亦不同。如果你的主管Ms. Mary White是外國人,而你在辦公室接到要找她的電話、而她正好不在的時候,你可以詢問來電者:

May I take a message?

意思是「需要我幫您傳口信嗎?」這裡的take是記下口信再轉給相關人士的標準說法。請注意,「leave a message」與「take a message」是不同的。

「message」既是這麼常用的職場溝通工具,那麼它們被多益測驗拿來作為出題的材料,也就毫不為怪了。請看以下範例:

TO:Takashi Matsumoto
FROM:Karen Lang
TIME: 9:30, Thursday
Karen Lang from C&P Accounting called. She wants to arrange a new meeting with you.
Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30? She’ll be able to go over the contract with you then.
She’ll try to contact you again this afternoon.
Taken By:Mike Nguyen

首先,辦公室留言不但內容很重要,它的格式也會影響這則留言的效率。第一步先要確認這則留言的接受對象,而且要記下留話的人、留話的日期時間,以及這則留言是由誰傳話,也就是書寫這則留言的人。

從以上範例中可以看出,此則留言是要給Takashi Matsumoto的,因為留言單上寫著「TO:Takashi Matsumoto」。而留話的人是Karen Lang,因為有「FROM: Karen Lang」字樣。而留言的時間可從「TIME: 9:30, Thursday」可以看出應該是週四早上九點半。

至於寫這則留言的人,可以從最後的「Taken By:Mike Nguyen」可以看出是Mike Nguyen。「Taken By: Mike Nguyen」就是指「This message is taken by Mike Nguyen.」,take在此用的是「beV + p.p.」的被動式。

傳口信的Mike Nguyen第一、二句話就寫道:「Karen Lang from C&P Accounting called. She wants to arrange a new meeting with you.」(C&P會計事務所的Karen Lang打過電話來,她要與你安排一個新的會面時間。)

在傳口信的時候,from是一個很好用的介系詞,因為用from可以很快地表達「某某公司的某人」,例如「CNN公司的Smith總裁」可以用President Smith from CNN;而「KVC公關公司的Meyer女士」可以用Ms. Meyer from KVC PR。

Mike Nguyen接著寫道:「Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30? She’ll be able to go over the contract with you then.」句中的instead of是多益測驗的常用片語,表示「不…而改成…」或「代替…」。
例句:
We used smartphones instead of traditional cell phones. (我們不使用傳統式手機而改用智慧型手機。)

所以,來電者要把原本週一11點的見面時間,改為週二的1點半,而且要在那個時候與當事人一起審查合約(go over the contract with you then)。then這個字,不論在過去式或是未來式裡,都表示「at that time」。
例句:
I was playing the piano with my sister then. (我當時在和妹妹一起彈鋼琴。)
= I was playing the piano with my sister at that time.

簡潔地把事情交待清楚之後,Mike Nguyen最後要交待來電者的連絡資訊:「She’ll try to contact you again this afternoon.」原來,來電者說下午她還會再打電話來。

從以上得到的資訊,請試試看能否回答以下問題:
Why did Ms. Lang call Mr. Matsumoto?
(A) To reschedule an appointment with him
(B) To ask if he will be able to meet a deadline
(C) To inquire where a meeting will take place
(D) To request that he send a new contract

解析:
message的開頭即寫到「She wants to arrange a new meeting with you.」,意即要重新安排碰面的時間,也就是答案(A)的「To reschedule an appointment with him」,所以(A)為正解。
附帶,選項(B) deadline(期限)、(C) inquire(詢問)、與(D) request(要求)都是多益測驗的高頻字。

文/周強

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